Pedido da diretoria
Custo atual vs novo modelo
O objetivo é comparar o que a Ramos paga hoje com o que passaria a pagar em uma nova formatação.
Apresentação executiva para decisão estratégica
Modernização da TI da Ramos com mais controle e menor custo mensal.
Este material consolida os custos atuais de TI, organiza o que hoje é pago por usuário e por equipamento, compara os principais cenários de evolução e estrutura uma base clara para tomada de decisão pela diretoria.
Custo mensal atual de TI
R$ 21.126,94
Consolidação dos custos recorrentes pagos atualmente pela Ramos.
Custo por usuário
R$ 176,06
Base de 120 usuários para leitura executiva e comparação futura.
Investimento em hardware
R$ 391,2 mil
Aquisição com margem de 10% para segurança de implantação.
Aquisição amortizada
R$ 6.520
Equivalente mensal em 60 meses para comparação com locação.
Classificação
Por usuário e por máquina
Os custos foram organizados de forma prática para facilitar leitura financeira e operacional.
Diagnóstico
Custos fragmentados
Há itens pagos em contratos, licenças próprias e componentes embutidos no pacote de locação.
Direcionamento
Mais previsibilidade
A proposta é criar base de decisão com governança, clareza financeira e planejamento de implantação.
Documento reconstruído com foco executivo e técnico
Estrutura atual de custos de TI
Os custos abaixo foram consolidados a partir das informações atuais da Ramos Advogados, com separação clara entre custos por usuário, custos por máquina e custos estruturais de infraestrutura.
Custos por usuário
R$ 6.862,94
Custos por equipamento
R$ 12.169,00
Infraestrutura
R$ 2.095,00
Custos por usuário
Licenciamento recorrente| Produto | Qtd. | Valor unitário | Total mensal |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Apps for business | 42 | R$ 72,47 | R$ 3.043,74 |
| Exchange Online Plan 1 (50GB) | 29 | R$ 33,80 | R$ 980,20 |
| Exchange Online Plan 2 (100GB) | 15 | R$ 57,80 | R$ 867,00 |
| Antivírus Acronis | 80 | R$ 24,65 | R$ 1.972,00 |
| Total por usuário | R$ 6.862,94 | ||
Custos por máquina
Locação e componentes| Item | Qtd. | Valor unitário | Total mensal |
|---|---|---|---|
| PC Core i5 | 35 | R$ 195,00 | R$ 6.825,00 |
| PC Core i7 (Diretoria) | 3 | R$ 295,00 | R$ 885,00 |
| Monitor 21,5" | 35 | R$ 25,00 | R$ 875,00 |
| Monitor 24" | 4 | R$ 36,00 | R$ 144,00 |
| Estabilizadores | 25 | R$ 9,00 | R$ 225,00 |
| Nobreaks | 2 | R$ 295,00 | R$ 590,00 |
| Office incluso no combo | 35 | R$ 75,00 | R$ 2.625,00 |
| Total por máquina | R$ 12.169,00 | ||
⚠ O valor do Office da locação não está discriminado em contrato e vem embutido no combo.
Custos estruturais e observações
Infraestrutura e sistema operacional| Item | Total mensal | Observação |
|---|---|---|
| Servidor físico locado | R$ 2.095,00 | Infraestrutura local atualmente contratada. |
| Windows | Incluso | Está incluído tanto nas máquinas locadas quanto nas máquinas próprias. |
Consolidação do custo atual
Visão mensal da operação| Categoria | Valor mensal |
|---|---|
| Custos por usuário | R$ 6.862,94 |
| Custos por máquina | R$ 12.169,00 |
| Infraestrutura | R$ 2.095,00 |
| Custo mensal total atual de TI | R$ 21.126,94 |
120 usuáriosbase utilizada para custo médio
R$ 176,06custo mensal global por pessoa
Comparativos solicitados pela Ramos
Os quadros abaixo respondem diretamente aos pontos solicitados pela diretoria: e-mail, Office, locação de máquinas, servidor, produtos relacionados a TI, custo mensal global por pessoa e impactos da troca.
Locação atual x aquisição
Comparativo financeiro do parqueR$ 8.382economia mensal estimada
R$ 100,6 mileconomia anual aproximada
E-mail e Office
Leitura comparativa do ambiente atual@
E-mail atualHoje a Ramos possui 44 caixas Exchange pagas: 29 licenças Plan 1 e 15 licenças Plan 2.
O
Office atualHá 42 licenças Office próprias e 35 licenças Office embutidas na locação das máquinas.
$
Custo atual MicrosoftMicrosoft 365 Apps + Exchange totalizam R$ 4.890,94/mês, sem considerar o Office embutido na locação.
!
Ponto de atençãoAs renovações das licenças próprias ocorrem em datas diferentes ao longo do ano, fragmentando previsibilidade financeira.
Ciclo de vencimento das licenças Microsoft
As licenças próprias foram adquiridas em momentos diferentes, o que gera múltiplos ciclos de renovação ao longo de 2026 e reduz a previsibilidade financeira do ambiente atual.
Renovações por produto
Licenças pagas e ativas| Produto | Qtd. | Fornecedor | Renovação | Status |
|---|---|---|---|---|
| Exchange Online Plan 1 | 19 | Ingram Micro | 17/04/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 1 | 2 | Ingram Micro | 21/04/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 1 | 1 | Ingram Micro | 10/07/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 1 | 2 | Ingram Micro | 16/07/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 1 | 1 | Ingram Micro | 28/08/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 1 | 1 | Ingram Micro | 03/10/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 1 | 3 | Ingram Micro | 07/10/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 2 | 6 | Ingram Micro | 05/10/2026 | Ativo |
| Exchange Online Plan 2 | 3 | Ingram Micro | 07/10/2026 | Ativo |
| Microsoft 365 Apps for business | 22 | Ingram Micro | 21/04/2026 | Ativo |
| Microsoft 365 Apps for business | 20 | Ingram Micro | 16/07/2026 | Ativo |
| Teams Enterprise | 1 | Ingram Micro | 21/04/2026 | Ativo |
| Teams Enterprise | 1 | Ingram Micro | 20/02/2027 | Ativo |
⚠ O ambiente possui renovações distribuídas entre abril, julho, agosto, outubro de 2026 e fevereiro de 2027.
Linha do tempo de renovações
Leitura visual para diretoriaAbr/2026
44
Maior concentração de renovação
Jul/2026
23
Segundo pico de renovação
Ago/2026
1
Renovação pontual
Out/2026
13
Renovação concentrada de Exchange
Leitura estratégica
Renovação fragmentada
Renovação do parque com visão patrimonial e operacional
Distribuição do investimento planejado em hardware, já considerando margem adicional de 10%, para sustentar uma modernização local consistente e comparável ao modelo atual de locação.
Composição do investimento
| Item | Qtd. | Valor unitário | Valor total |
|---|---|---|---|
| PC i7 | 10 | R$ 7.260 | R$ 72.600 |
| PC i5 | 26 | R$ 6.710 | R$ 174.460 |
| Monitor 22" | 33 | R$ 517 | R$ 17.061 |
| Monitor 24" | 4 | R$ 1.155 | R$ 4.620 |
| Nobreak | 2 | R$ 8.580 | R$ 17.160 |
| Servidor | 1 | R$ 101.200 | R$ 101.200 |
| Estabilizador | 36 | R$ 113,85 | R$ 4.099 |
| Investimento total estimado | R$ 391.200 | ||
Distribuição visual do investimento
ServidorR$ 101.200
PCs i5 + i7R$ 247.060
MonitoresR$ 21.681
NobreaksR$ 17.160
EstabilizadoresR$ 4.099
Aquisição vs outsourcing de TI
Além do comparativo financeiro, este quadro destaca as implicações práticas e estratégicas de cada modelo, favorecendo uma leitura executiva e objetiva.
Aquisição
Pontos positivos e negativos+
Ativo patrimonialOs equipamentos passam a integrar o patrimônio da empresa.
+
Menor custo mensal diretoQuando amortizado, pode apresentar custo mensal menor.
−
Investimento inicial elevadoExige maior desembolso inicial e planejamento de implantação.
−
Risco tecnológicoObsolescência, upgrades e reposições ficam sob responsabilidade da empresa.
Outsourcing
Vantagem estratégica✓
Previsibilidade financeiraCustos fixos facilitam orçamento mensal e preservam caixa.
✓
Tecnologia atualizadaRenovação tecnológica tende a ocorrer de forma contínua dentro do contrato.
✓
Menor risco operacionalGarantia, suporte e substituição ficam concentrados no fornecedor.
✓
Mais foco no negócioA equipe interna ganha mais espaço para priorizar a operação jurídica e administrativa.
Problemas que a modernização ataca
Ganhos esperados✓
Identidade digital individualReduz dependência de contas compartilhadas e melhora responsabilização por usuário.
✓
Controle de acessosPermite governança mais clara sobre permissões, autenticação e ciclo de vida do colaborador.
✓
Auditoria e rastreabilidadeFacilita análise de ações, histórico de uso e evidências operacionais.
✓
ProdutividadePadroniza ferramentas de trabalho e reduz gargalos causados por licenças fragmentadas.
Possíveis desafios da troca
Pontos de atenção!
Migração de contas e dadosExige planejamento cuidadoso para evitar impacto operacional e preservar histórico.
!
Treinamento de usuáriosA mudança de modelo pede comunicação objetiva e adoção assistida.
!
Transição de equipamentosA renovação do parque deve ser feita com fases bem definidas para reduzir risco.
!
Ajustes iniciais de infraestruturaO ambiente precisará de validação técnica e estabilização nas primeiras etapas.
Cronograma sugerido de implantação
Uma jornada em fases para viabilizar a implantação gradual caso não seja factível executar todas as mudanças ao mesmo tempo.
Fase 1
Diagnóstico final e definição do caminho
Validação dos números, alinhamento executivo e decisão sobre o modelo prioritário de evolução.
Fase 2
Identidade, e-mail e licenciamento
Padronização do modelo de contas, consolidação do e-mail corporativo e revisão da estrutura de licenças.
Fase 3
Renovação do parque
Substituição planejada dos equipamentos, priorizando diretoria, áreas críticas e estações com maior demanda.
Fase 4
Infraestrutura e servidor
Definição entre permanência local modernizada ou adoção de infraestrutura em nuvem.
Fase 5
Treinamento e estabilização
Suporte assistido, ajustes finos e consolidação operacional do novo ambiente.
Cenário alternativo em nuvem
Referência comparativaInfraestrutura em nuvem
R$ 2,5 mil a R$ 3,5 mil
☁
Uso comparativoO cenário em nuvem foi considerado como parâmetro de avaliação e não como proposta principal obrigatória.
∞
ElasticidadePode oferecer agilidade e escalabilidade, mas requer análise fina de escopo, segurança e custo total.
Σ
Decisão técnica e financeiraA recomendação final deve considerar custo, risco operacional, governança e ritmo de implantação viável para a Ramos.
Conclusão executiva
O ambiente atual da Ramos apresenta custo mensal consolidado de R$ 21.126,94, com composição distribuída entre licenças, locação de equipamentos, componentes embutidos no contrato e infraestrutura local. A modernização proposta cria uma base de decisão mais clara, permite comparar caminhos e tende a ampliar governança, previsibilidade e eficiência operacional.
Custo atual total
R$ 21.126,94
Custo por usuário
R$ 176,06
Direção da análise
Controle + previsibilidade